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17Feb/11Off

Triplica Tu Productividad Personal

Triplica Tu Productividad Personal

En este artículo: ¿Cómo mejorar tu productividad? ¿Como llevar un registro de tu tiempo? ¿Qué es la razón/radio de eficiencia? ¿Cómo calcular el índice de eficiencia? ¿Cómo optimizar tu eficiencia?

¿Alguna vez has tenido la experiencia de mirar hacia atrás a tu semana con una sensación de hundimiento que te indica que no lograste hacer tanto como esperabas? Cuando se construye una carrera exitosa o un negocio propio, el tiempo es quizás el activo más valioso, y tu ingreso es el resultado directo de la forma en que gastas tu tiempo. No puedes comprar más tiempo de lo que está dado, y el reloj siempre está marcando. Hace algunos años, descubrí un sistema simple que me ha permitido casi triplicar mi productividad, y en este artículo voy a compartir algunas ideas muy prácticas que puedes aplicar de inmediato para aumentar tu eficacia sin tener que trabajar más duro de lo que haces ahora.

Lleva un registro detallado de tiempo.

El primer paso para un mejor manejo del tiempo es saber cómo estás gastando actualmente tu tiempo. Mantener un registro de tiempo es una forma muy efectiva de hacer esto, y después de probarlo durante un solo día, inmediatamente obtendrás una visión tremenda sobre donde estás invirtiendo realmente tu tiempo. El acto mismo de la medición es a menudo suficiente para elevar tus hábitos inconscientes en tu conciencia, en la que a continuación, tienes la oportunidad de examinar y modificar.

Aquí esta la forma de llevar un registro del tiempo. A lo largo del día, registra el tiempo cada vez que inicias o detienes cualquier actividad. Considera el uso de un cronómetro para registrar sólo intervalos de tiempo para cada actividad. Puedes hacer esto sólo durante el tiempo de trabajo o durante el día entero. Al final del día, ordena todos los pedazos de tiempo en categorías generales, y determina qué porcentaje de tiempo gastas en cada tipo de actividad. Si quieres analizarlo a fondo, haz esto durante una semana, y calcula el porcentaje de tiempo total que gastas en cada tipo de actividad. Se lo más detallado posible. Ten en cuenta la cantidad de tiempo que pasas en el correo electrónico, leer grupos de noticias, navegar por Internet, llamadas telefónicas, comer, ir al baño, etc. Si te levantas de la silla, probablemente significa que necesitas hacer una entrada en tu registro de tiempo. Yo suelo terminar con entre 50 y 100 entradas de registro por día.

Es posible que te sorprendas al descubrir que estás gastando sólo una pequeña fracción de tu tiempo de trabajo haciendo lo que tu consideras el trabajo real. Los estudios han demostrado que el empleado de oficina promedio tiene sólo 1.5 horas de trabajo efectivo por día. El resto del tiempo se dedica a socializar, tomar descansos para tomar café, comer, participar en comunicaciones no laborales, revolver papeles, y haciendo un montón de otras tareas no laborales. El oficinista promedio de tiempo completo ni siquiera empieza a hacer el verdadero trabajo hasta las 11:00 de la mañana y comienza a bajar alrededor de las 3:30 de la tarde.

Analiza los resultados.

La primera vez que mantuve un registro de tiempo, termine con solo 15 horas de trabajo real en una semana en la que pasé cerca de 60 horas en mi oficina. A pesar de que técnicamente era dos veces más productivo que el trabajador promedio de una oficina, me inquieté por los resultados. ¿A dónde se van las otras 45 horas? Mi registro de tiempo lo puso todo frente a mí, me mostró todas las fugas de tiempo de las que no estaba consciente - consultar el correo electrónico con demasiada frecuencia, realizar tareas con excesiva perfección cuando no es necesario, más la lectura de noticias, demasiado tiempo para las comidas, sucumbir a las interrupciones evitables, etc.

Calcula tu índice de eficiencia personal.

Cuando me di cuenta que me pasé 60 horas en la oficina, pero sólo complete 15 horas de trabajo efectivo, en ese momento empecé a hacerme algunas preguntas interesantes. Mis ingresos y mi sentido de realización dependían sólo de las 15 horas, no en la cantidad total de tiempo que pasaba en la oficina. Así que decidí empezar a registrar mi radio (índice) de eficiencia diaria como la cantidad de tiempo que pasaba en el trabajo real dividida por la cantidad total de tiempo que pasé en mi oficina. Si bien es cierto que me molestaba que yo sólo trabajaba 25% del tiempo inicialmente, también me di cuenta que sería muy tonto simplemente trabajar más horas.

Índice de Eficiencia = (Tiempo haciendo "trabajo real") / (Tiempo total "en la oficina")

Reduce el número total de horas para forzar un aumento en la eficiencia.

Si alguna vez has tratado de disciplinarte para hacer algo que realmente no estabas motivado para hacer, es muy probable que hayas fallado. Ese fue el resultado natural que experimenté cuando traté de disciplinarme para trabajar más duro. De hecho, tratar con mas ganas me desmotivó y llevó mi índice de eficiencia aún más abajo. Así que de mala gana decidí probar el enfoque opuesto. Al día siguiente sólo me permití pasar cinco horas en la oficina, y el resto del día no trabajaría en absoluto. Bueno, una cosa interesante sucedió, como estoy seguro que puedes imaginar. Mi cerebro debe haber obtenido la idea de que el tiempo de trabajo era muy escaso porque trabaje casi las cinco horas completas seguidas llevando mi índice de eficiencia a más del 90%. Seguí este experimento por el resto de la semana y termine con 25 horas de trabajo total con tan sólo 30 horas en total gastados en mi oficina, para una razón de eficiencia de más del 80%. Así que fui capaz de reducir mi tiempo de trabajo semanal a 30 horas mientras que también conseguí 10 horas más de trabajo real. Si tu registro de tiempo muestra un radio de eficiencia bajo, trata de limitar severamente la cantidad total de tiempo de trabajo por un día, y ve qué pasa. Una vez que tu cerebro se da cuenta que el tiempo de trabajo es escaso, de repente te vuelves mucho más eficiente solo porque tienes que serlo. Cuando tienes fuertes restricciones de tiempo, lo normal es encontrar una manera de hacer tu trabajo. Pero cuando tienes todo el tiempo del mundo, es demasiado fácil ser ineficiente.

Poco a poco aumenta el total de horas, manteniendo la máxima eficiencia.

Durante un período de unas semanas fui capaz de mantener mi radio de eficiencia por encima del 80%, mientras que poco a poco aumentaba mi tiempo total semanal en la oficina. He sido capaz de mantener esto durante muchos años, y comúnmente tengo cerca de 40 horas de trabajo real realizado cada semana, mientras que sólo gasto cerca de 45 horas en total en mi oficina. He aprendido que esto es lo ideal para mí. Si trato de pasar más tiempo en la oficina, entonces mi productividad cae rápidamente. Lo interesante es que este sistema me ha permitido optimizar mi efectividad en el trabajo y además también creó un enorme equilibrio en todas las otras áreas de mi vida. A pesar de que fui capaz de utilizar este método para triplicar la productividad en mi negocio, todavía tengo un montón de tiempo para dedicarlo a intereses personales.

El registro del tiempo es una opción inteligente para garantizar una óptima productividad sin incrementar tus horas. Pero este registro es necesario hacerlo solo periódicamente para poder proveer estos beneficios. Yo lo hago por una semana cada 3-6 meses, y con los años ha hecho una gran diferencia para mí, siempre me brinda cosas nuevas. Si paso muchos meses sin registrar mi tiempo, mi productividad gradualmente disminuye a medida que vuelvo a caer en hábitos inconscientes de perder el tiempo. Es probable que encuentres como yo lo hice que tus intuiciones acerca de la productividad están estrechamente relacionadas con la cantidad de trabajo real que se hace. Cuando sientas que tu productividad es menor de lo que quisieras, eleva tu conciencia a través del registro de tiempo, medir el radio de eficiencia, y después optimiza tu eficiencia para aumentar tu productividad a donde corresponde. El registro de tiempo es una actividad de alto apalancamiento que requiere muy poco tiempo y esfuerzo para poner en práctica, pero la rentabilidad a largo plazo es enorme.

Enlace al artículo original (en inglés):

http://www.stevepavlina.com/articles/triple-your-personal-productivity.htm

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Comentarios (1) Trackbacks (0)
  1. Gran artículo. De hecho el funcionamiento me recuerda mucho al programa que estoy yo utilizando para medir y mejorar mi productividad y la de mis compañeros de empresa. Se llama Workmeter, y mide precisamente el tiempo que utilizamos cada aplicación y para cada proyecto, con lo que esas mediciones son automáticas. Además se percata de pausas para llamadas de teléfono, interrupciones, reuniones… etc.

    Yo lo recomiendo, y así se puede tener el sistema sin tener que andar midiendo manualmente.


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